Receiving dan put-away gudang merupakan dua proses penting yang menentukan kelancaran alur barang masuk (inbound). Proses receiving memastikan barang dari pemasok sesuai dengan dokumen dan kondisi yang disyaratkan, sedangkan put-away memastikan barang tersimpan di lokasi yang tepat. Pelaksanaan kedua proses baik Receiving dan put-away gudang secara terstruktur membantu perusahaan menjaga akurasi persediaan dan mempercepat pemrosesan pesanan.

Kesalahan pada tahap penerimaan atau penempatan barang dapat menyebabkan selisih stok, penumpukan di area transit, dan keterlambatan pengiriman. Perusahaan dapat mengurangi risiko tersebut melalui standardisasi prosedur, penataan lokasi penyimpanan, serta penggunaan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS), Barcode Scanner, dan RFID.

Apa Itu Receiving Gudang?

Receiving gudang adalah proses penerimaan barang dari pemasok, fasilitas produksi, atau pengembalian pelanggan ke dalam fasilitas pergudangan. Proses ini mencakup pembongkaran muatan, pemeriksaan dokumen, verifikasi jumlah, dan pencatatan barang masuk.

Receiving yang terstruktur menghasilkan data persediaan awal yang lebih akurat. Petugas gudang perlu mencocokkan barang fisik dengan dokumen pembelian sebelum barang melanjutkan ke proses penyimpanan.

Tahapan receiving umumnya mencakup:

• Verifikasi dokumen: Petugas mencocokkan Purchase Order (PO), surat jalan, dan daftar kemasan.

• Pemeriksaan fisik: Petugas memeriksa jumlah, identitas, dan kondisi barang.

• Pencatatan penerimaan: Petugas memasukkan hasil pemeriksaan ke dalam sistem persediaan.

Tahapan Proses Receiving Barang

Proses receiving barang di gudang memerlukan tahapan pemeriksaan yang konsisten agar perusahaan dapat mengidentifikasi ketidaksesuaian sejak awal.

1. Pembongkaran Muatan (Unloading) dan Verifikasi Dokumen

Petugas receiving memeriksa dokumen pengiriman sebelum memulai pembongkaran. Setelah dokumen sesuai, petugas memindahkan barang dari kendaraan menggunakan peralatan yang sesuai, seperti forklift atau hand pallet.

Penjadwalan kedatangan kendaraan membantu mengurangi antrean di area bongkar muat. Prosedur pembongkaran yang aman juga membantu mencegah kerusakan produk.

2. Pengecekan Kuantitas dan Kondisi Fisik

Petugas menghitung jumlah barang dan memeriksa kondisi kemasan setelah pembongkaran. Petugas juga memeriksa kode SKU, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa jika karakteristik produk memerlukannya.

Ketidaksesuaian jumlah atau kondisi barang harus dicatat sebelum penerimaan diselesaikan. Catatan tersebut membantu perusahaan menindaklanjuti klaim kepada pemasok.

3. Pencatatan dan Input Data Masuk

Petugas mencatat hasil pemeriksaan ke dalam sistem persediaan setelah proses verifikasi selesai. Pencatatan yang tepat membantu sistem menunjukkan status penerimaan dan jumlah barang yang benar-benar diterima.

Pemeriksaan Barang Saat Receiving Gudang

Pemeriksaan barang saat receiving membantu perusahaan memastikan bahwa produk memenuhi persyaratan penerimaan sebelum masuk ke area penyimpanan.

Petugas gudang perlu memeriksa beberapa aspek berikut:

• Kuantitas: Jumlah fisik sesuai dengan dokumen pengiriman.

• Kualitas: Kondisi produk dan kemasan memenuhi standar penerimaan.

• Identitas: SKU, barcode, nomor batch, atau nomor seri sesuai dengan data produk.

• Masa simpan: Tanggal kedaluwarsa memenuhi ketentuan penyimpanan dan distribusi.

• Status penerimaan: Barang yang rusak atau tidak sesuai dipisahkan dari barang yang lolos pemeriksaan.

Pemisahan barang bermasalah mencegah produk yang belum disetujui masuk ke stok yang siap digunakan atau dijual.

Apa Itu Put-Away Gudang?

Put-away gudang adalah proses memindahkan barang yang telah diterima menuju lokasi penyimpanan yang ditentukan. Proses ini menghubungkan area receiving dengan rak penyimpanan melalui instruksi lokasi dan pencatatan perpindahan barang.

Penempatan barang yang tepat mengurangi waktu pencarian saat picking. Sebaliknya, penempatan tanpa pencatatan lokasi yang konsisten meningkatkan risiko barang sulit ditemukan meskipun stok tercatat tersedia.

Tahapan Proses Put-Away Gudang

Proses put-away gudang yang terstruktur membantu operator menempatkan setiap produk secara aman dan akurat.

1. Konfirmasi Lokasi Simpan (Put-Away Instruction)

Sistem WMS atau supervisor menentukan lokasi penyimpanan berdasarkan ketersediaan ruang, dimensi barang, kapasitas rak, dan frekuensi pergerakan produk. Instruksi yang jelas membantu operator menghindari penempatan barang secara acak.

2. Pengangkutan Barang ke Zona Penyimpanan

Operator memindahkan barang dari area transit menuju lokasi yang telah ditentukan. Pemilihan alat material handling yang sesuai membantu menjaga keamanan barang dan keselamatan pekerja.

3. Penataan di Rak dan Pembaruan Status Lokasi

Operator menempatkan barang pada lokasi yang sesuai dan memverifikasi identitas barang serta rak. Pemindaian barcode atau identifikasi RFID dapat membantu memperbarui catatan lokasi sesuai dengan konfigurasi sistem.

Penentuan Lokasi Penyimpanan Barang

Penentuan lokasi penyimpanan memengaruhi kapasitas gudang dan kecepatan pengambilan barang. Perusahaan perlu mempertimbangkan pola permintaan, karakteristik produk, dan kebutuhan keselamatan.

1. Strategi Slotting Berdasarkan Analisis ABC

Analisis ABC membantu perusahaan mengelompokkan barang berdasarkan tingkat kepentingan atau kontribusinya terhadap aktivitas operasional.

• Kategori A: Barang dengan pergerakan atau kontribusi tinggi ditempatkan di lokasi yang mudah dijangkau.

• Kategori B: Barang dengan tingkat pergerakan menengah ditempatkan di zona penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan akses.

• Kategori C: Barang dengan pergerakan rendah dapat ditempatkan di lokasi yang tidak menjadi jalur utama picking, selama kondisi penyimpanan tetap sesuai.

Evaluasi slotting secara berkala membantu perusahaan menyesuaikan lokasi penyimpanan terhadap perubahan permintaan.

2. Pengelompokan Berdasarkan Karakteristik Produk

Perusahaan perlu mempertimbangkan karakteristik fisik dan kebutuhan penanganan setiap produk sebelum menentukan lokasi penyimpanan.

• Ukuran dan berat: Barang berat ditempatkan pada lokasi yang sesuai dengan kapasitas rak dan prosedur keselamatan.

• Item affinity: Barang yang sering dipesan bersamaan dapat ditempatkan berdekatan untuk mengurangi jarak picking.

• Kebutuhan khusus: Barang yang memerlukan pengendalian suhu atau keamanan tambahan ditempatkan di zona khusus.

Masalah yang Sering Terjadi pada Receiving dan Put-Away

Kesalahan pada proses inbound dapat memengaruhi akurasi stok dan kelancaran aktivitas gudang berikutnya.

• Penumpukan di area transit: Put-away yang terlambat menghambat penerimaan barang berikutnya.

• Kesalahan penempatan: Barang yang masuk ke lokasi berbeda dari catatan sistem memperlambat proses picking.

• Keterlambatan pembaruan data: Pencatatan yang tertunda menimbulkan perbedaan antara stok fisik dan stok sistem.

• Ketidaksesuaian barang: Pemeriksaan yang kurang teliti meningkatkan risiko barang rusak atau salah spesifikasi masuk ke persediaan.

• Data lokasi tidak konsisten: Penomoran rak yang tidak terstandar menyulitkan operator menemukan produk.

Cara Meningkatkan Efisiensi Proses Inbound

Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi receiving dan put-away melalui standardisasi proses dan dukungan teknologi yang sesuai.

1. Atur jadwal kedatangan armada: Penjadwalan kendaraan membantu perusahaan mengurangi antrean dan penumpukan di area receiving.

2. Terapkan SOP yang konsisten: Prosedur baku membantu petugas menjalankan pemeriksaan, menangani barang bermasalah, dan menyelesaikan pencatatan dengan cara yang seragam.

3. Gunakan Barcode Scanner: Pemindaian barcode membantu petugas memverifikasi identitas produk dan lokasi penyimpanan tanpa bergantung pada input manual sepenuhnya.

4. Pertimbangkan RFID untuk kebutuhan yang sesuai: Teknologi RFID dapat membantu identifikasi barang menggunakan tag dan reader, terutama pada proses yang membutuhkan pembacaan banyak item atau pemantauan pergerakan tertentu.

5. Integrasikan proses dengan WMS: WMS menghubungkan data penerimaan, instruksi put-away, lokasi barang, dan status persediaan dalam satu alur kerja.

6. Pantau KPI inbound: Pengukuran waktu receiving, durasi put-away, dan tingkat kesalahan penempatan membantu manajemen menemukan kendala yang perlu diperbaiki.

WINFOR menyediakan solusi software WMS yang dapat mendukung pengelolaan persediaan dan alur kerja atau receiving dan put-away gudang. Perusahaan dapat mempertimbangkan integrasi WMS dengan Barcode Scanner dan RFID WINFOR sesuai kebutuhan operasional, karakteristik barang, dan kesiapan infrastruktur.

Meningkatkan Akurasi Receiving dan Put-Away Gudang

Receiving dan put-away gudang membentuk fondasi pengelolaan persediaan yang akurat. Receiving memastikan barang masuk sesuai dokumen dan kondisi yang disyaratkan, sedangkan put-away memastikan barang menempati lokasi penyimpanan yang tepat. SOP yang konsisten, strategi slotting yang sesuai, dan pembaruan data yang disiplin membantu perusahaan mengurangi kesalahan serta menjaga kelancaran alur barang.

Perusahaan dapat memperkuat proses tersebut melalui digitalisasi bertahap menggunakan Software WMS, Barcode Scanner, dan RFID WINFOR sesuai kebutuhan. Untuk mendapatkan wawasan lain tentang efisiensi pergudangan, baca artikel lainnya di blog WINFOR atau hubungi tim WINFOR melalui Kontak WhatsApp yang tersedia di website untuk mendiskusikan solusi yang sesuai dengan operasional perusahaan.